Kamis, 25 April 2013
seleksi tenaga kerja
Makalah Manajemen SDM
A. JUDUL : SELEKSI TENAGA KERJA
B. PENDAHULUAN
LATAR BELAKANG
Era globalisasi ini penuh
dengan tantangan dan kesulitan-kesulitan di masa yang akan datang yang harus
dihadapi oleh masyarakat dan negara berkembang ini. Namun, suatu perusahaan
tetap dituntut untuk efektif dalam pengelolaan perusahaannya, agar perusahaan
itu dapat bersaing dengan perusahaan lain atau mengikuti perubahan yang terjadi,
serta guna mencapai tujuan perusahaan itu sendiri.
Tentunya suatu organisasi/perusahaan
memiliki tujuan yang hendak dicapai. Pencapaian tujuan tersebut dapat dicapai
dengan mendayagunakan sumberdaya yang ada. Kendatipun berbagai sumber daya yang
ada penting bagi organisasi, satu – satunya faktor yang menunjukkan keunggulan
kompetitif potensial adalah Sumber Daya Manusia (SDM) dan bagaimana sumber daya
ini dikelola[1].
Jika perusahaan ingin maju, maka yang harus diperbaiki dahulu adalah SDM nya. Karena
aset perusahaan yang paling berharga adalah sumber daya manusianya. Salah satu
upaya yang dapat dilakukan perusahaan adalah melakukan seleksi terhadap calon
karyawannya.
Seleksi individu yang
tersedia untuk mengisi jabatan yang kosong semakin berarti manakala tersedia
lebih banyak pelamar daripada lowongan yang tersedia[2]. Seleksi merupakan proses
memilih dari para pelamar melalui tahapan – tahapan tes hingga diperoleh
sejumlah pelamar yang memenuhi kriteria yang ditetapkan dan dinyatakan diterima[3]. Seleksi dilakukan untuk
memilih calon karyawan yang paling memenuhi kriteria yang dicari/ditetapkan
perusahaan dari sekian banyak pelamar yang ada untuk menempati suatu posisi
tertentu dalam perusahaan guna mencapai tujuan perusahaan.
Seleksi merupakan fungsi
yang penting karena berbagai keahlian yang dibutuhkan oleh organisasi untuk
mencapai tujuannya diperoleh melalui proses seleksi[4]. Seleksi tenaga kerja
diperlukan untuk melanjutkan tujuan organisasi seperti kelangsungan hidup,
pertumbuhan atau keuntungan. Seleksi tenaga kerja dimaksudkan untuk memilih
tenaga kerja cakap yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan organisasi di masa
sekarang dan yang akan datang. Seleksi tenaga kerja juga memberikan
sarana untuk mencapai tujuan manajemen sumber daya manusia yang ditentukan
dalam perencanaan sumber daya manusia.
Proses seleksi pegawai
merupakan salah satu bagian yang teramat penting dalam keseluruhan proses
manajemen sumber daya manusia. Dikatakan demikian karena apakah dalam
organisasi terdapat sekelompok pegawai yang memenuhi tuntutan organisasional
atau tidak tergantung pada cermat atau tidaknya prosess seleksi itu dilakukan[5].
Bayangkan apabila tidak
ada proses seleksi, dimungkinkan terjadinya ketidaksesuaian antara keahlian
pegawai terhadap kebutuhan perusahaan,
sehingga tujuan perusahaan dapat dipastikan tidak akan dapat dicapai
dengan baik.
Pada akhirnya, strategi
seleksi yang turut mempertimbangkan kecocokan antara individu dengan
perusahaan, disamping faktor pengetahuan, keterampilan, dan kemampuan yang
dimiliki oleh calon karyawan akan memberikan hasil yang positif bagi
perusahaan. Semakin efektif proses seleksi, semakin besar kemungkinan untuk
mendapatkan pegawai yang tepat bagi perusahaan. Selain itu, seleksi yang
efektif akan berpengaruh langsung pada prestasi kerja karyawan dan kinerja
finansial perusahaan. Dengan demikian maka pengembangan dan perencanaan system
seleksi merupakan hal penting untuk dilaksanakan setiap perusahaan supaya
proses yang berlangsung cukup lama dan memakan biaya tersebut tidak sia-sia.
C. PEMBAHASAN
SELEKSI TENAGA KERJA
A. Pengertian Seleksi
Dalam Sudut pandang
definitif, Seleksi merupakan rangkaian langkah kegiatan yang dilaksanakan untuk
memutuskan apakah seorang pelamar diterima / ditolak dalam suatu instansi
tertentu setelah menjalani serangakaian tes yang dilaksanakan. Dalam bahasa
lugas, Seleksi adalah proses memilih dari para pelamar melalui tahapan –
tahapan tes, sehingga diperoleh sejumlah pelamar yang memenuhi kriteria yang
telah ditetapkan dan dinyatakan diterima[6].
Seleksi (selection)
adalah proses pemilihan dari sekelompok pelamar, orang atau orang – orang yang
paling memenuhi kriteria seleksi untuk posisi yang tersedia berdasakan kondisi
yang ada saat ini yang dilakukan oleh perusahaan[7].
Seleksi adalah proses
identifikasi dan pemilihan orang – orang dari sekelompok pelamar yang paling
cocok atau yang paling memenuhi syarat untuk menduduki suatu jabatan atau
posisi tertentu[8]
Dapat beberapa definisi
seleksi di atas, dapat disimpulkan bahwa Seleksi adalah proses identifikasi dan
pemilihan orang atau orang – orang dari sekelompok pelamar yang ada melalui
serangkaian tahapan tes, sehingga diperoleh tenaga kerja yang paling sesuai
atau yang paling memenuhi syarat dan kriteria yang ditetapkan oleh perusahaan
untuk menempati suatu jabatan atau posisi tertentu yang telah tersedia
berdasarkan kondisi yang ada saat ini, yang dilakukan oleh perusahaan tersebut.
B.
Tujuan Seleksi
Seleksi pada dasarnya bertujuan untuk
mendapatkan tenaga kerja yang memenuhi syarat dan memiliki kualifikasi yang
sesuai dengan deskripsi pekerjaan yang ada atau sesuai dengan kebutuhan
organisasi/perusahaan.
Tujuan seleksi adalah
mendapatkan tenaga kerja yang paling tepat untuk memangku suatu jabatan
tertentu. Mengarah pada tujuan seleksi yang demikian itu, setiap organisasi
yang bersangkutan senantiasa akan berusaha dengan biaya yang serendah mungkin
dengan menggunakan cara yang paling efisien, tetapi efektif.
Tujuan Seleksi tersebut diantaranya :
·
Menjamin perusahaan memiliki karyawan yang tepat untuk suatu jabatan/
pekerjaan.
·
Memastikan keuntungan investasi SDM perusahaan.
·
Mengevaluasi dalam mempekerjakan dan penempatan pelamar sesuai minat.
·
Memperlakukan pelamar secara adil dan meminimalkan deskriminasi.
·
Memperkecil munculnya tindakan buruk karyawan yang seharusnya tidak
diterima.
C.
Faktor Yang Harus Diperhatikan dalam
Seleksi
Proses seleksi bukanlah suatu kegiatan yang berdiri sendiri. Artinya
seleksi ditentukan oleh sejumlah faktor dan menentukan faktor lainnya. Dengan
demikian berarti terdapat sejumlah faktor yang mempengaruhi proses seleksi dan
dipengaruhi oleh proses seleksi.
Faktor yang mempengaruhi seleksi
a.
Kondisi Penawaran Tenaga Kerja
Semakin besar jumlah pelamar yang memenuhi syarat (qualified), maka
akan semakin mudah bagi organisasi untuk memperoleh karyawan yang berkualitas
dan sebaliknya. Pada saat rekrutmen bisa terjadi jumlah calon yang terjaring lebih
kecil dari yang diharapkan. Kondisi tersebut dimungkinkan oleh :
1. Imbalan/upah yang ditawarkan rendah.
2. Pekerjaan menuntut spesialisasi yang tinggi.
3. Persyaratan yang harus dipenuhi berat.
4. Mutu pelamar rendah.
b.
Faktor Eksternal Organisasi
1) Faktor Etika
Dalam proses seleksi, masalah etika seringkali menjadi tantangan
yang berat. Keputusan seleksi seringkali dipengaruhi oleh etika pemegang
keputusan.Bila pertimbangan penerimaan lebih condong karena hubungan keluarga,
teman, pemberian komisi/suap dari pada pertimbangan keahlian/profesional,
maka kemungkinan besar karyawan baru yang dipilih jauh dari harapan
organisasi.
2) Ketersediaan Dana dan
Fasilitas
Organisasi seringkali memiliki keterbatasan seperti anggaran atau fasilitas
lainnya. Sebagai contoh, besar kecilnya anggaran belanja pegawai menentukan
berapa jumlah pegawai baru yang boleh direkrut.
3) Faktor Kesamaan Kesempatan
Budaya suatu daerah dalam memperlakukan masyarakatnya juga merupakan
tantangan dalam proses seleksi. Diskriminasi masih sering ditemukan dalam
merekrut/menseleksi pegawai yang disebabkan oleh warna kulit, ras, agama,
umur, jenis kelamin, dan sebagainya. Sebagai contoh kebijaksanaan organisasi
(walau tidak tertulis) yang lebih menyukai pegawai pria atau wanita.Kenyataan
ini menghambat proses seleksi secara wajar.
c.
Perangkat Organisasi
Selain faktor-faktor di atas, seleksi juga dipengaruhi oleh keberadaan
perangkat organisasi seperti :
1) Analisis Jabatan
Analisis jabatan merupakan semacam pedoman bagi kegiatan proses seleksi.
Analisis jabatan memberikan informasi tentang uraian jabatan,
spesifikasi jabatan, standarisasi pekerjaan serta persayaratan yang harus
dipenuhi untuk memegang jabatan tersebut. dengan demikian, seleksi yang
dilakukan harus mengacu pada analisis jabatan. Seleksi tanpa acuan analisis
jabatan (tentu yang benar) niscaya sulit untuk mendapatkan calon pegawai
sebagaimana yang dibutuhkan organisasi. Analisis jabatan ini merupakan
arah atau petunjuk tentang target apa yang hendak dicapai pada saat
seleksi.
2) Perencanaan SDM
Dari perencanaan SDM, akan dapat diketahui berapa jumlah calon pegawai
yang dibutuhkan oleh organisasi, pada jenjang apa dan di bagian mana, dan
persyaratan apa yang harus dipenuhi oleh pelamar.
3) Pengadaan Tenaga Kerja
(Rekrutmen)
Rekruitmen yang dilakukan akan berpengaruh pada prses seleksi.Qualified
tidaknya pelamar yang akan diseleksi sangat tergantung pada tenaga kerja
(rekruitmen).Pengadaan kerja yang efektif akan menghasilkan tersedianya
sejumlah pelamar yang qualified dan sebaliknya. Jenis dan sifat berbagai
langkah yang harus diambil tergantung pada hasil rekruitmen.
Faktor-faktor yang dipengaruhi
seleksi :
a). Orientasi
b). Diklat
c). Pengembangan
d). Perencanaan Karier
e). Penilaian Prestasi Kerja
f). Kompensasi
g). Perjanjian Kerja
h). Pengawasan Personalia
D.
Langkah-langkah dalam Proses Seleksi
Berdasarkan tahapan
dalam penerimaan calon pegawai, proses seleksi dimulai dari penerimaan lamaran
dan berakhir dengan keputusan terhadap lamaran tersebut. Langkah-langkah antara
proses dimulai dan diakhiri merupakan usaha pengkaitan antara kepentingan calon
pegawai dan kepentingan organisasi.
1. Terima surat lamaran
2. Ujian
3. Wawancara
4. Chee latar belakang dan
surat referensi
5. Evaluasi kesehatan
6. Wawancara kedua dengan
atasan langsung
7. Keputusan atas
lamaran
Proses seleksi
1. Test Psiko/kepribadian
2. Test pengetahuan
3. Test pelaksanaan
pekerjaan.
E.
Dasar Kebijakan
Pada dasarnya proses
seleksi dimulai setelak kumpulan para pelamar yang memenuhi syarat diperoleh
melalui suatu penarikan atau seleksi. Proses seleksi ini merupakan serangkaian
langkah kegiatan yang digunakan untuk memutuskan pelamar diterima atau tidak
diterima.
Pada umumnya untuk
penarikan dan seleksi ini, organisasi bergabung sebagai employment function dan
depertemen personalia. Suatu analisis pekerjaan, perencanaan SDM dan perbaikan
dilakukan untuk keperluan membantu seleksi personalia. Dengan demikian,
pelaksanaan proses seleksi harus dilaksanakan dengan cara sebaik-baiknya dan
sesuai rencana. Hal ini tidak lain merupakan dasar kebijaksanaan yang harus
kita pegang dalam proses seleksi.
F.
Pendekatan dalam Proses Seleksi
Proses seleksi menurut
beberapa ahli dianggap sebagai proses penyewaan tenaga ahli (the hiring
process). Mereka menganggap hiring dan selection merupakan konsep
ketenagakerjaan yang “interchangeable” (dapat saling ditukar istilahnya). Dalam
proses seleksi, akan terjadi di antara “menyewa” (bagi pelamar tenaga kerja
yang lolos seleksi) dengan “tidak jadi menyewa” (bagi pelamar yang tidak
memenuhi syarat), maka mereka lebih menyukai “proses seleksi” dari pada “proses
penyewaan” tenaga kerja.
Dalam proses seleksi ada
dua pendekatan diantaranya:
a. Pendekatan succesive hurdles
Sebagian besar proses
seleksi yang berjalan sampai saat ini berdasarkan konsep succesive hurdles. Itu
berarti bahwa untuk berhasilnya pelamar tenaga kerja diterima dalam suatu
organisasi, mereka harus lulus dari berbagai persyaratan yang telah ditentukan
secara bertahap. Mulai dari mengisi blanko lamaran, tes-tes, wawancara,
mengecek seluruh latar belakang pribadi pelamar, dan pemeriksaan medis maupun
pemeriksaan relevant lainnya, dll.
b. Pendekatan compensantory
Pendekatan yang lain,
yang rupanya kurang biasa dipergunakan, didasarkan pada beranggapan bahwa
kekurangan pada satu faktor disatu pihak sebenarnya dapat “ditutupi” oleh
faktor seleksi lainnya yang cukup baik dipihak lain.
G.
Kualifikasi yang Menjadi Dasar Seleksi
Proses seleksi sangat
penting dalam memberikan penilaian akan sifat-sifat, watak, dan kemampuan para
pelamar secara tepat, teliti dan lengkap. Beberapa kualifikasi berikut ini
menjadi dasar dalam proses seleksi..
a. Keahlian
Merupakan salah satu
kualifikasi utama yang menjadi dasar dalam proses seleksi, kecuali bagi jabatan
yang tidak memerlukan keahlian. Penggolongan keahlian dapat dikemukakan sebagai
berikut:
1.
Technical skill,
Yaitu keahlian teknik yang harus dimiliki
para pegawai pelaksana.
2. Human skill,
Yaitu keahlian yang harus dimiliki oleh
mereka yang akan memimpin beberapa orang bawahan.
3. Conceptual skill,
Yaitu keahlian yang harus dimiliki oleh
mereka yang akan memangku jabatan puncak pimpinan sebagai
figure yang mampu mengkoordinasi berbagai aktivitas untuk mencapai
tujuan organisasi.
b. Pengalaman
Dalam proses pelamaran
suatu pekerjaan, pengalaman pelamar cukup penting artinya dalam suatu proses
seleksi. Suatu organisasi/perusahaan cenderung akan memilih pelamar yang
berpengalaman dari pada yang tidak berpengalaman karena dipandang lebih mampu
melaksanakan tugasnya. Selain itu, kemampuan intelegensi juga menjadi dasar
pertimbangan selanjutnya sebab orang yang memiliki intelegensi yang baik
biasanya orang yang memiliki kecerdasan yang cukup baik. Faktor pengalaman saja
tidak cukup untuk menentukan kamampuan seseorang pelamar dalam menyelesaikan
tugasnya dengan baik.
c. Usia
Perhatian dalam proses
seleksi juga ditunjukan pada masalah usia para pelamar. Usia muda dan usia
lanjut tidak menjamin diterima tidaknya seseorang pelamar. Mereka memiliki usia
lanjut tenaga fiisknya relatif terbatas meskipun banyak pengalaman. Mereka yang
berusia muda mungkin saja memiliki vitalitas yang cukup baik. Tetapi rasa
tanggung jawabnya relatif kurang dibandingkan dengan usia dewasa. Oleh
karena itu, yang terbaik pelamar yang berusia sedang atau sekira usia 30 tahun.
d. Jenis
kelamin
Jenis kelamin memang
sering pula diperhatikan, terlebih-lebih untuk jabatan tertentu.
Jabatan-jabatan memang dikhususkan untuk pria, ada juga yang khusus untuk
wanita. Tetapi banyak juga yang terbuka untuk kedua jenis kelamin tersebut.
e. Pendidikan
Kualifikasi pelamar
merupakan cermin dari hasil pendiidkan dan pelatihan sebelumnya, yang akan
menentukan hasil seleksi selanjutnya dan kemungkinan penempatanya dalam
organisasi bila pelamar yang bersangkutan diterima. Tanpa adanya latar belakang
pendidikan tersebut maka proses pemilihan atau seleksi akan menjadi sulit.
f. Kondisi fisik
Kondisi fisik seseorang
pelamar kerja turut memegang peranan penting dalam proses seleksi. Bagaimana
pun juga suatu organisasi secara optimal akan senantiasa ingin memperoleh
tenaga kerja yang sehat jasmani dan rohani kemudian memiliki postur tubuh yang
cukup baik terutama untuk jabatan-jabatan tertentu.
g. Tampang
Menurut Drs. Manullang,
dalam jabatan-jabatan tertentu, tampang juga merupakan salah satu kualifikasi
yang menentukan berhasil atau tidaknya seseorang dalam melaksanakan tugasnya.
Misalnya, tugas sebagai pramugari, pelayan toko, dll.
h. Bakat
Bakat atau aptitube
seseorang calon pelamar tenaga kerja turut juga pemegang kunci sukses dalam
proses seleksi. Bakat ini dapat tampak pada tes-tes, baik fisik maupun
psikolog. Dari tes-tes tersebut dapat diketahui bakat yang tersembunyi, yang
suatu saat dapat dikembangkan.
i. Temperamen
Temperamen adalah
pembawaan seseorang. Temperamen tidak dipengaruhi oleh pendidikan, namun
berhubungan langsung dengan ‘emosi’ seseorang. Menurut Drs. Manullang,
temperamen adalah sifat yang mempunyai dasar bersumber pada faktor-faktor dalam
jasmani bagian dalam, yang di timbulkan oleh proses-proses biokima. Temperamen
seseorang itu bermacam-macam, ada yang periang, tenang dan tentram,
bersemangat, pemarah , pemurung, pesimis, dll.
Hal ini menentukan
sukses tidaknya seleksi atau tempat yang cocok bagi seseorang pelamar bila
diterima bekerja dalam organisasi.
J. Karakter
Karakter berbeda dengan
tempramen meskipun ada hubungan yang erat antara keduanya. Temperamen adalah
faktor ’endogen’, sedangkan karakter adalah faktor ’exogen’. Suatu karakter
seseorang dapat diubah melalui pendidikan, sedangkan temperamen tidak dapat
diubah.
H.
Cara Mengadakan Seleksi
Ada beberapa cara
seleksi dalam mengadakan pemilihan tersebut menurut Drs.Manullang yaitu sebagai
berikut.
a. Seleksi ilmiah
Adalah cara seleksi yang
berdasarkan pada data yang diperoleh dari job specification sehingga dengan
demikian persyaratan-persyaratan yang ditentukan harus dapat dipenuhi oleh
calon karyawan, agar benar-benar sesuai dengan keinginan organisasi. Data
bersifat non ilmiah yang masih dipertimbangkan dalam proses seleksi ilmiah,
yaitu:
1. Surat lamaran,
2. Ijazah sekolah dan
daftar nilai,
3. Surat keterangan
pekerjaan atau pengalaman,
4. Wawancara langsung, dan
5. Referensi/rekomendasi
dari pihak yang dapat dipercaya.
b. Seleksi non ilmiah
Cara kedua ini, pada umumnya
banyak digunakan di negara-negara berkembang, seperti di negara kita sendiri.
Cara non ilmiah ini, di samping didasarkan pada kelima data di atas sering
ditambah dengan faktor-faktor lain, seperti:
1. Bentuk tulisan dalam
lamaran,
2. Cara berbicara dalam
wawancara, dan
3. Tampang atau penampilan.
I.
Teknik Seleksi
a. Teknik seleksi menggunakan interview
Interview atau wawancara
lazim digunakan dalam proses seleksi calon pegawai atau karyawan.
Interview atau wawancara bagaimana pun juga memiliki kelemahan, antara lain
menurut Drs.Manullang adalah sebagai berikut.
1. Subyektivitas
pewawancara,
2. Cara mengajukan
pertanyaan,
3. Pengaruh halo.
Terdapat suatu gagasan
untuk melenyapkan kelemahan-kelemahan tersebut, seperti yang dikemukakan oleh
Mc Merry anatara lain:
1. Orang yang bertugas
menginterview bekerja atas dasar kualifikasi definitif.
2. Orang yang bertugas
menginterview mengetahui pertanyaan yang diajukannya kepada pelamar dan telah
disusun terlebih dahulu dengan kata-kata yang mudah dimengerti.
3. Orang yang bertugas menginterview
telah mendapat pelatihan dalam teknik menginterview.
4. Orang yang bertugas
menginterview sudah mendapatkan data-data mengenai diri pelamar terlebih
dahulu, baik melalui telepon maupun dari laporan-laporan tertentu.
b. Teknik seleksi menggunakan assessment center
Merupakan suatu proses
penilaian (rating) yang dinilai sophiscated, yang isinya diarahkan sedemikian
rupa sehingga kita dapat meminimalisasikan timbulnya penyimpangan/bias yang
sangat mungkin terjadi. Sehingga dapat dipastikan kandidat tenaga kerja yang
terlibat dalam proses penilaian tersebut memperoleh suatu kesempatan yang sama
untuk memunculkan potensi.
Program assessment
center yang didasarkan pada pendekatan multiple merupakan pendekatan yang
fleksibel, dalam arti bias diterapkan pada beberapa organisasi tergantung pada
kebutuhannya.
D.
KESIMPULAN
Seleksi adalah proses
identifikasi dan pemilihan orang atau orang – orang dari sekelompok pelamar
yang ada melalui serangkaian tahapan tes, sehingga diperoleh tenaga kerja yang
paling sesuai atau yang paling memenuhi syarat dan kriteria yang ditetapkan
oleh perusahaan untuk menempati suatu jabatan atau posisi tertentu yang telah
tersedia berdasarkan kondisi yang ada saat ini, yang dilakukan oleh perusahaan
tersebut.
Seleksi pada dasarnya
bertujuan untuk mendapatkan tenaga kerja yang memenuhi syarat dan memiliki
kualifikasi yang sesuai dengan deskripsi pekerjaan yang ada atau sesuai dengan
kebutuhan organisasi/perusahaan.
Berdasarkan tahapan
dalam penerimaan calon pegawai, proses seleksi dimulai dari penerimaan lamaran
dan berakhir dengan keputusan terhadap lamaran tersebut. Langkah-langkah antara
proses dimulai dan diakhiri merupakan usaha pengkaitan antara kepentingan calon
pegawai dan kepentingan organisasi.
Beberapa kualifikasi
berikut ini menjadi dasar dalam proses seleksi, yaitu Keahlian, Pengalaman,
Usia, Jenis kelamin, Pendidikan, Kondisi fisik, Tampang, Bakat, Temperamen, dan
Karakter.
Ada beberapa cara
seleksi dalam mengadakan pemilihan tersebut menurut Drs.Manullang yaitu sebagai
berikut.
a. Seleksi ilmiah,
b. Seleksi non ilmiah.
Ada dua cara dalam teknik seleksi, yaitu:
a. Teknik seleksi menggunakan
interview,
b. Teknik seleksi menggunakan assessment center.
Sebelum melakukan seleksi tenaga kerja hendaknya
setiap organisasi atau perusahaan yang bersangkutan mempertimbangkan dan
menetapkan suatu standar kriteria yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Kemudian barulah proses seleksi dilakukan sesuai dengan kriteria yang ada.
Dengan melakukan tahapan – tahapan tes yang menjadi alat proses penyeleksian,
namun senantiasa berusaha dengan biaya yang serendah mungkin dengan menggunakan
cara yang paling efisien, tetapi efektif.
E. DAFTAR PUSTAKA
Hery Simamora. 2004. Manajemen Sumber Daya Manusia. Bagian
penerbitan STIE YKPN. Yogjakarta
Sondang P Siagian. 2006. Manajemen Sumber Daya Manusia. Bumi
Aksara. Jakarta
Ambar Teguh S, Rosidah. 2009. Manajemen Sumber Daya Manusia : Konsep,
teori dan pengembangan dalam organisasi publik.
Graha ilmu. Jogjakarta
Herman
sofyandi. 2008. Manajemen Sumber Daya
Manusia. Graha ilmu. Jogjakarta
Anwar Prabu
Mangku Negara. 2011. Manajemen Sumber
Daya Manusia. PT Remaja Rosdakarya. Bandung
perencanaan Tenaga kerja
TUGAS
RINGKASAN
LAPORAN KELOMPOK
MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA
“ PERENCANAAN TENAGA KERJA ”
OLEH :
NIDYA RESTI
ANGGRAENI 0905114021
NISA KHAIRANI
1005112577
SITI ZULAIKHA
1005120881
PROGRAM STUDI PENDIDIKAN EKONOMI
FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN
UNIVERSITAS RIAU
2013
PERENCANAAN TENAGA KERJA / SUMBER DAYA MANUSIA (SDM)
Perencanaan
merupakan suatu hal yang sangat penting terutama bagi organisasi / perusahaan,
yakni untuk menetapkan tujuan, apa yang akan di raih selama periode/ waktu yang
akan datang dan apa yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan tersebut. Tak
terkecuali perencanaan tenaga kerja (Sumber Daya Manusia) yang merupakan
hubungan vital antara perencanaan strategik dan manajemen SDM.
1.
Pengertian
Perencanaan Tenaga Kerja / Sumber Daya Manusia (SDM)
Sumber Daya
Manusia (SDM) adalah kemampuan terpadu dari daya pikir dan daya fisik yang
dimiliki individu, perilaku dan sifatnya ditentukan oleh keturunan dan
lingkungannya, sedangkan prestasi kerjanya dimotivasi oleh keinginan untuk
memenuhi kepuasannya.
Perencanaan
SDM adalah proses penyusunan rencana ketenagakerjaan secara sistematis yang
dijadikan dasar dan acuan dalam penyusunan kebijkan, strategi, dan pelaksanaan
program pembangunan ketenagakerjaan yang berkesinambungan
Andrew E.
Sikula mengemukakan bahwa: “Perencanaan sumber daya manusia atau perencanaan
tenaga kerja didefinisikan sebagai proses menentukan kebutuhan tenaga kerja dan
berarti mempertemukan kebutuhan tersebut agar pelaksanaannya berinteraksi
dengan rencana organisasi”.
George
Milkovich dan Paul C. Nystrom mendefinisikan bahwa: “Perencanaan tenaga kerja
adalah proses peramalan, pengembangan, pengimplementasian dan pengontrolan yang
menjamin perusahaan mempunyai kesesuaian jumlah pegawai, penempatan pegawai
secara benar, waktu yang tepat, yang secara otomatis lebih bermanfaat”.
Miner dan
Miner, memberi definisi manpower Planning, sebagai berikut : “a process which
seeks to ensure that the right number and kinds of people will be at the right
places at the right time in the future, capable of doing those things which are
needed so that the organization can continue to achieve its goals”. Atau dalam
bahasa indonesia yakni “suatu proses yang berusaha untuk memastikan jumlah dan
tipe orang yang tepat dalam menempati suatu posisi yang tepat, pada waktu yang
tepat di masa depan, mampu melakukan hal-hal yang diperlukan agar organisasi
dapat terus mencapai tujuannya”
Definisi
dalam arti yang luas : “manpower Planning represents a systems approach to
personnel in which the emphasis is on the interrelationships among various
personnel policies and programs”. Dalam bahasa indonesia yakni “Perencanaan tenaga kerja merupakan
pendekatan sistem untuk personil di mana penekanannya adalah pada keterkaitan
antara kebijakan berbagai personil dan program”
Dale yoder,
mengutip pula pendapat Edwin B. Geister yang telah membandingkan aneka warna
definisi Manpower Planning ( Perencanaan SDM ) dimana disimpulkan bahwa dalam
Perencanaan tenaga Kerja, harus secara jelas diakui pentingnya hal-hal sebagai
berikut :
1.
Penggunaan yang efektif
2.
Perkiraan kebutuhan
3.
Pengembangan kebijakan dan program untuk memenuhi
kebutuhan, dan
4.
Mereview dan mengawasi proses keseluruhan
Selanjutnya,
dikatakan bahwa sasaran Perencanaan SDM adalah untuk memastikan bahwa
organisasi :
1.
Mendapatkan dan mempertahankan kuantitas dan kualitas
SDM yang diperlukan,
2.
Mampu mengantisipasi masalah-masalah yang muncul dari
potensi kelebihan atau kekurangan SDM
Sehingga
dapat disimpulkan bahwa Perencanaan Tenaga Kerja (SDM) merupakan suatu proses peramalan,
penentuan, pengembangan kebijakan / program, pengimplementasian, dan
pengontrolan terhadap kebutuhan sumber daya manusia, baik kuantitas maupun
kualitas yang diperlukan organisasi, sehingga pelaksanaannya berinteraksi
dengan rencana organisasi yang menjamin perusahaan mempunyai kesesuaian jumlah
pegawai, penempatan posisi pegawai secara benar, dan pada waktu yang tepat, sehingga
akan secara otomatis menjadi lebih bermanfaat (efektif) bagi organisasi untuk
terus mencapai tujuannya.
2.
Perencanaan
Tenaga Kerja /Sumber Daya Manusia (SDM)
Perencanaan SDM merupakan proses yang dilakukan manajemen untuk
menentukan bagaimana organisasi harus bergerak dari kondisi SDM nya saat ini
menuju kondisi yang diinginkan.
·
Menurut Henry Simamora (2004) Perencanaan SDM yang
efektif mencakup :
1. Perencanaan
Kepegawaian
Yakni merupakan identifikasi jumlah SDM yang diperlukan untuk
mencapai tujuan organisasi pada waktu mendatang.
2. Perencanaan
Program
Yakni menyangkut pengkoordinasian program – program untuk
memenuhi rencana kepegawaian dalam bidang personalia yang berbeda
·
Pilihan kunci dalam perencanaan SDM dapat dan
seyogyanya diambil di seputar beberapa dimensi kunci. Dimensi tersebut
merefleksikan tingkat komitmen organisasi dalam perencanaan.
Pilihan
strategik kontinual dalam perencanaan SDM Misalnya :
1. Reaktif /
Proaktif
2. Sempit /
Luas
3. Informal /
Formal
4. Kurang
terkait dengan perencanaan strategik / Terkait erat dengan perencanaan
strategik
5. Tidak
fleksibel / Fleksibel
·
Faktor – faktor dasar SDM yang mempengaruhi
perencanaan SDM adalah :
1.
Biaya ekonomis
2.
Kapasitas untuk beroperasi secara efektif
3.
Kapasitas untuk menjalankan perusahaan baru atau
mengubah operasi
·
Faktor – faktor yang menjadi pertimbangan perusahaan
dalam melakukan perencanaan SDM adalah :
1.
Perencanaan mengaitkan tindakan dan konsekuensinya
2.
Perencanaan mendayagunakan SDM secara lebih efektif
dan efisien
3.
Perencanaan mengaitkan SDM dengan Organisasi
4.
Perencanaan membuat kalangan karyawan menjadi merasa
lebih puas dan berkembang.
3.
Manfaat
Perencanaan Tenaga Kerja / Sumber Daya Manusia (SDM)
Manfaat –
manfaat yang ditawarkan oleh aktivitas Perencanaan SDM meliputi :
1. Penggalakan
prilaku proaktif daripada reaktif
2. Komunikasi
eksplisit tujuan perusahaan
3. Stimulasi
pemikiran kritis dan pemeriksaan asumsi yang berkesinambungan
4. Identifikasi
kesenjangan situasi sekarang dan visi masa depan
5. Penggalakan
partisipasi manajer lini
6. Identifikasi
kendala dan peluang SDM
7. Penciptaan
Ikatan bersama
Salah satu
hal penting yang merupakan manfaat Perencanaan SDM, bahwa dengan itu, dapat
dimungkinkan tenaga kerja yang ada dimanfaatkan secara lebih baik, setidaknya
ada pedoman yang dapat digunakan dalam penggunaan tenaga kerja yang ada secara
lebih efisien dan lebih efektif.
Dengan
adanya perencanaan tenaga kerja, maka usaha pertama yang harus dilakukan adalah
mengadakan inventarisasi tenaga kerja dalam hal-hal sebagai berikut :
1. Jumlah
tenaga kerja yang ada
2. Kualifikasi
masing-masing tenaga kerja
3. Lama dinas
masing-masing tenaga kerja
4. Kemampuan,
pengetahuan dan pendidikan masing-masing tenaga kerja
5. Potensi
bakat masing-masing tenaga kerja
6. Minat atau
perhatian tenaga kerja
Hasil
inventarisasi tersebut sangat penting, bukan hanya dalam rangka pemanfaatan
sumber daya manusia dalam melaksanakan tugas-tugas sekarang, akan tetapi
setidaknya berhubungan dengan empat kepentingan dimasa depan, yaitu:
a.
Promosi karyawan tertentu untuk mengisi lowongan
jabatan yang lebih tinggi jika karena berbagai sebab terjadi kekosongan.
b.
Peningkatan kemampuan melaksanakan tugas yang sama.
c.
Dalam hal terjadinya alih wilayah kerja yang berarti
seseorang ditugaskan ke lokasi baru tetapi sifat tugas jabatanya tidak
mengalami perubahan
Melalui
perencanaan SDM yang baik, efektifitas kerja juga dapat lebih ditingkatkan apabila
SDM yang ada telah sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Standard Operating Prosedure (SOP) sebagai
pedoman kerja juga telah dimiliki.
Produktivitas
dapat lebih ditingkatkan apabila memiliki data tentang pengetahuan, pekerjaan,
pelatihan yang telah diikuti oleh SDM. Dengan mengikutsertakan karyawan dalam
berbagai pendidikan dan pelatihan, akan mendorong karyawan untuk meningkatkan produktivitas kerjanya.
4.
Kepentingan
Perencanaan SDM
Ada tiga
kepentingan dalam perencanaan SDM, yaitu:
1. Kepentingan
Individu.
2. Kepentingan
Organisasi.
3. Kepentingan
Nasional.
5.
Komponen-komponen
Perencanaan SDM
Terdapat beberapa komponen yang
perlu diperhatikan dalam perencanaan SDM, yaitu:
a) Tujuan
Perencanaan
SDM harus mempunyai tujuan yang berdasarkan kepentingan individu, organisasi
dan kepentingan nasional. Tujuan perencanaan SDM adalah menghubungkan SDM yang
ada untuk kebutuhan perusahaan pada masa yang akan datang untuk menghindari
mismanajemen dan tumpang tindih dalam pelaksanaan tugas.
b) Perencanaan
Organisasi
Perencanaan
Organisasi merupakan aktivitas yang dilakukan perusahaan untuk mengadakan
perubahan yang positif bagi perkembangan organisasi. Peramalan SDM dipengaruhi
secara drastis oleh tingkat produksi. Tingkat produksi dari perusahaan penyedia
(suplier) maupun pesaing dapat juga berpengaruh. Meramalkan SDM, perlu
memperhitungkan perubahan teknologi, kondisi permintaan dan penawaran, dan
perencanaan karir.
c) Syarat –
syarat perencanaan SDM
1. Harus
mengetahui secara jelas masalah yang akan direncanakannya.
2. Harus mampu
mengumpulkan dan menganalisis informasi tentang SDM.
3. Harus
mempunyai pengalaman luas tentang job analysis, organisasi dan situasi
persediaan SDM.
4. Harus mampu
membaca situasi SDM masa kini dan masa mendatang.
5. memperkirakan
peningkatan SDM dan teknologi masa depan.
6. Mengetahui
secara luas peraturan dan kebijaksanaan perburuhan pemerintah.
6.
Proses Perencanaan
SDM
Strategi
SDM adalah alat yang digunakan untuk membantu organisasi untuk mengantisipasi
dan mengatur penawaran dan permintaan SDM. Strategi SDM ini memberikan arah
secara keseluruhan mengenai bagaimana kegiatan SDM akan dikembangkan dan
dikelola.
Pengembangan rencana SDM merupakan rencana jangka
panjang. Contohnya, dalam perencanaan SDM suatu organisasi harus
mempertimbangkan alokasi orang-orang pada tugasnya untuk jangka panjang tidak
hanya enam bulan kedepan atau hanya untuk tahun kedepan. Alokasi ini
membutuhkan pengetahuan untuk dapat meramal kemungkinan apa yang akan terjadi
kelak seperti perluasan, pengurangan pengoperasian, dan perubahan teknologi
yang dapat mempengaruhi organisasi tersebut.
Berikut Prosedur perencanaan SDM :
·
Menetapkan secara jelas kualitas dan kuantitas SDM
yang dibutuhkan.
·
Mengumpulkan data dan informasi tentang SDM.
·
Mengelompokkan data dan informasi serta
menganalisisnya.
·
Menetapkan beberapa alternative.
·
Memilih yang terbaik dari alternative yang ada menjadi
rencana.
·
Menginformasikan rencana kepada para karyawan untuk
direalisasikan.
Metode Perencanaan
SDM dikenal atas metode nonilmiah dan metode ilmiah. Metode nonilmiah diartikan
bahwa perencanaan SDM hanya didasarkan atas pengalaman, imajinasi, dan
perkiraan-perkiraan dari perencanaanya saja. Rencana SDM semacam ini risikonya
cukup besar, misalnya kualitas dan kuantitas tenaga kerja tidak sesuai dengan
kebutuhan perusahaan. Akibatnya timbul mismanajemen dan pemborosan yang
merugikan perusahaan.
Metode
ilmiah diartikan bahwa Perencanaan SDM dilakukan berdasarkan atas hasil
analisis dari data, informasi, dan peramalan (forecasting) dari perencananya.
Rencana SDM semacam ini risikonya relative kecil karena segala sesuatunya telah
diperhitungkan terlebih dahulu.
7.
Aktivitas
Perencanaan Tenaga Kerja
• Kebutuhan Tenaga Kerja
Untuk dapat
menentukan kebutuhan tenaga kerja pada masa depan, maka pertama-tama harus
dapat ditentukan rencana strategis perusahaan dan perkiraan tingkat kegiatan
masa yang akan datang. Ada 4 cara memperkirakan kebutuhan tenaga kerja, yaitu :
1. Penilaian
manajerial
2. Analisa
rasio kecenderungan
3. Work study
4. Analisa
keterampilan dan keahlian
Penilaian
manajerial merupakan metode yang paling umum. Dengan metode ini dipikirkan
perkembangan dan beban masa datang, selanjutnya diputuskan berapa banyak serta
jenis orang yang akan dibutuhkan. Cara ini merupakan dasar petunjuk praktis
mengenai hubungan antara tingkat kegiatan dan kebutuhan akan orang, ditambah
penilaian tentang pengaruh teknologi dan perkembangan lain dalam kebutuhan
tenaga kerja.
• Suplai Tenaga Kerja
Suplai
tenaga kerja dapat ditentukan melalui perkiraan suplai internal dan perkiraan
suplai eksternal. Perkiraan suplai tenaga kerja yang ungkin akan tersedia di
dalam perusahaan akan suplai internal dapat diperkirakan berdasarkan pada :
1. Analisa
sumber daya yang ada
2. Analisa
pemborosan
3. Penilaian
perubahan dalam kondisi keja dan absensi
4. Perkiraan
hasil program pelatihan
Berdasarkan
kedua hal tersebut, yaitu perkiraan kebutuhan tenaga kerja dan perkiraan suplai
tenaga kerja dapatlah ditetapkan jumlah tenaga kerja yang akan diterima selanjutnya
untuk masa yang akan datang. Jadi untuk menentukan kebutuhan tenaga kerja masa
yang akan datang, dapat dilakukan dengan mengadakan rekapitulasi antara
kebutuhan dan suplai. Misalnya untuk menetukan kebutuhan tenaga kerja untuk
tahun yang akan datang, diperbandingkan antara kebutuhan dan suplai pada tahun
yang bersangkutan
8.
Pengendalian
dan pengevaluasian Perencanaan SDM
Tujuan
pengendalian dan evaluasi perencanaan SDM adalah untuk mengarahkan aktivitas
perencanaan SDM, menentukan penyimpangan dari rencana beserta sebabnya. Audit SDM merupakan tindak lanjut dari
realisasi perencanaan-perencanaan yang telah dilakukan
·
Tujuan
audit SDM
1. Untuk mengetahui apakah pelaksanaan dan
hasil kerja karyawan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.
2.
Untuk
mengetahui apakah semua karyawan dapat menyelesaikan job description-nya dengan
baik dan tepat waktu.
3.
Sebagai
pedoman menentukan besarnya balas jasa kepada setiap karyawan.
4.
Sebagai
dasar pertimbangan pemberian pujian dan atau hukuman kepada setiap karyawan.
5.
Sebagai
dasar pertimbangan pelaksanaan mutasi vertical (promosi atau demosi),
horizontal, dan atau alih tugas bagi karyawan.
6. Untuk memotivasi peningkatan semangat
kerja, prestasi kerja, dan kedisiplian karyawan
·
Jika Perencanaan SDM dilakukan dengan baik, akan
diperoleh keuntungan-keuntungan sebagai berikut:
a) Manajemen
puncak memiliki pandangan yang lebih baik terhadap dimensi SDM atau terhadap
keputusan-keputusan bisnisnya.
b) Biaya SDM
menjadi lebih kecil karena manajemen dapat mengantisipasi ketidakseimbangan
sebelum terjadi hal-hal yang dibayangkan sebelumnya yang lebih besar biayanya.
c) Tersedianya
lebih banyak waktu untuk menempatkan yang berbakat karena kebutuhan dapat
diantisipasi dan diketahui sebelum jumlah tenaga kerja yang sebenarnya
dibutuhkan.
d) Adanya
kesempatan yang lebih baik untuk melibatkan wanita dan golongan minoritas
didalam rencana masa yang akan datang. Pengembangan para manajer dapat
dilaksanakan dengan lebih baik.
9.
Tantangan
yang dihadapi oleh manajemen saat melakukan perencanaan SDM
Tantangan
yang dihadapi oleh manajemen saat melakukan perencanaan SDM adalah:
1. Mempertahankan
keunggulan kompetitif
2. Mendukung
keseluruhan strategi bisnis
3. Menghindari
konsentrasi berlebihan pada masalah harian
4. Menyusun
strategi SDM yang sesuai dengan karakteristik unik perusahaan
5. Mengatasi
perubahan lingkungan
6. Menyita
komitmen manajemen
7. Menjabarkan
rencana strategi ke dalam tindakan.
Dalam
melakukan perencanaan SDM juga di temui kendala – kendala sebagai berikut :
1. Standar
kemampuan SDM
Standar
kemampuan SDM yang pasti belum ada, akibatnya informasi kemampuan SDM hanya
berdasarkan ramalan-ramalan (prediksi) saja yang sifatnya subjektif. Hal ini
menjadi kendala yang serius dalam Perencanaan SDM untuk menghitung potensi SDM
secara pasti.
2. Manusia
(SDM) sebagai Mahluk Hidup
Manusia
sebagai mahluk hidup tidak dapat dikuasai sepenuhnya seperti mesin. Hal ini
menjadi kendala Perencanaan SDM, karena itu sulit memperhitungkan segala
sesuatunya dalam rencana. Misalnya, ia mampu tapi kurang mau melepaskan
kemampuannya.
3. Situasi SDM
Persediaan,
mutu, dan penyebaran penduduk yang kurang mendukung kebutuhan SDM perusahaan.
Hal ini menjadi kendala proses Perencanaan SDM yang baik dan benar.
4. Kebijaksanaan
Perburuhan Pemerintah
Kebijaksanaan
perburuhan pemerintah, seperti kompensasi, jenis kelamin, WNA, dan kendala lain
dalam Perencanaan SDM untuk membuat rencana yang baik dan tepat.
10. Menghubungkan Perencanaan SDM dengan Perencanaan
Strategik
Perencanaan
SDM harus dikaitkan dengan strategi organisasional. Perencanaan SDM memberi
kaitan antara lingkungan organisasi dan manajemen SDM. Perencanaan SDM harus
mencakup upaya bersama antara manajer SDM dengan manajer lainnya.
REFERENSI :
Henry Simamora. 2004. Manajemen Sumber Daya Manusia Edisi III.
Bagian Penerbitan STIE YKPN. Jakarta
Sondang P. Siagian. 2006. Manajemen Sumber Daya Manusia. Bumi
Aksara. Jakarta
Langganan:
Postingan (Atom)