perencanaan Tenaga kerja

TUGAS RINGKASAN

LAPORAN KELOMPOK

MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA

“ PERENCANAAN TENAGA KERJA ”

OLEH :

NIDYA RESTI ANGGRAENI 0905114021

NISA KHAIRANI 1005112577

SITI ZULAIKHA 1005120881

PROGRAM STUDI PENDIDIKAN EKONOMI

FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN

UNIVERSITAS RIAU

2013

PERENCANAAN TENAGA KERJA / SUMBER DAYA MANUSIA (SDM)

Perencanaan merupakan suatu hal yang sangat penting terutama bagi organisasi / perusahaan, yakni untuk menetapkan tujuan, apa yang akan di raih selama periode/ waktu yang akan datang dan apa yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan tersebut. Tak terkecuali perencanaan tenaga kerja (Sumber Daya Manusia) yang merupakan hubungan vital antara perencanaan strategik dan manajemen SDM.

1.      Pengertian Perencanaan Tenaga Kerja / Sumber Daya Manusia (SDM)

Sumber Daya Manusia (SDM) adalah kemampuan terpadu dari daya pikir dan daya fisik yang dimiliki individu, perilaku dan sifatnya ditentukan oleh keturunan dan lingkungannya, sedangkan prestasi kerjanya dimotivasi oleh keinginan untuk memenuhi kepuasannya.

Perencanaan SDM adalah proses penyusunan rencana ketenagakerjaan secara sistematis yang dijadikan dasar dan acuan dalam penyusunan kebijkan, strategi, dan pelaksanaan program pembangunan ketenagakerjaan yang berkesinambungan

Andrew E. Sikula mengemukakan bahwa: “Perencanaan sumber daya manusia atau perencanaan tenaga kerja didefinisikan sebagai proses menentukan kebutuhan tenaga kerja dan berarti mempertemukan kebutuhan tersebut agar pelaksanaannya berinteraksi dengan rencana organisasi”.

George Milkovich dan Paul C. Nystrom mendefinisikan bahwa: “Perencanaan tenaga kerja adalah proses peramalan, pengembangan, pengimplementasian dan pengontrolan yang menjamin perusahaan mempunyai kesesuaian jumlah pegawai, penempatan pegawai secara benar, waktu yang tepat, yang secara otomatis lebih bermanfaat”.

Miner dan Miner, memberi definisi manpower Planning, sebagai berikut : “a process which seeks to ensure that the right number and kinds of people will be at the right places at the right time in the future, capable of doing those things which are needed so that the organization can continue to achieve its goals”. Atau dalam bahasa indonesia yakni “suatu proses yang berusaha untuk memastikan jumlah dan tipe orang yang tepat dalam menempati suatu posisi yang tepat, pada waktu yang tepat di masa depan, mampu melakukan hal-hal yang diperlukan agar organisasi dapat terus mencapai tujuannya”

Definisi dalam arti yang luas : “manpower Planning represents a systems approach to personnel in which the emphasis is on the interrelationships among various personnel policies and programs”. Dalam bahasa indonesia yakni  “Perencanaan tenaga kerja merupakan pendekatan sistem untuk personil di mana penekanannya adalah pada keterkaitan antara kebijakan berbagai personil dan program”

Dale yoder, mengutip pula pendapat Edwin B. Geister yang telah membandingkan aneka warna definisi Manpower Planning ( Perencanaan SDM ) dimana disimpulkan bahwa dalam Perencanaan tenaga Kerja, harus secara jelas diakui pentingnya hal-hal sebagai berikut :

1.        Penggunaan yang efektif

2.        Perkiraan kebutuhan

3.        Pengembangan kebijakan dan program untuk memenuhi kebutuhan, dan

4.        Mereview dan mengawasi proses keseluruhan

Selanjutnya, dikatakan bahwa sasaran Perencanaan SDM adalah untuk memastikan bahwa organisasi :

1.        Mendapatkan dan mempertahankan kuantitas dan kualitas SDM yang diperlukan,

2.        Mampu mengantisipasi masalah-masalah yang muncul dari potensi kelebihan atau kekurangan SDM

Sehingga dapat disimpulkan bahwa Perencanaan Tenaga Kerja (SDM) merupakan suatu proses peramalan, penentuan, pengembangan kebijakan / program, pengimplementasian, dan pengontrolan terhadap kebutuhan sumber daya manusia, baik kuantitas maupun kualitas yang diperlukan organisasi, sehingga pelaksanaannya berinteraksi dengan rencana organisasi yang menjamin perusahaan mempunyai kesesuaian jumlah pegawai, penempatan posisi pegawai secara benar, dan pada waktu yang tepat, sehingga akan secara otomatis menjadi lebih bermanfaat (efektif) bagi organisasi untuk terus mencapai tujuannya.

2.      Perencanaan Tenaga Kerja /Sumber Daya Manusia (SDM)

Perencanaan SDM merupakan proses yang dilakukan manajemen untuk menentukan bagaimana organisasi harus bergerak dari kondisi SDM nya saat ini menuju kondisi yang diinginkan.

·         Menurut Henry Simamora (2004) Perencanaan SDM yang efektif mencakup :

1.      Perencanaan Kepegawaian

Yakni merupakan identifikasi jumlah SDM yang diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi pada waktu mendatang.

2.      Perencanaan Program

Yakni menyangkut pengkoordinasian program – program untuk memenuhi rencana kepegawaian dalam bidang personalia yang berbeda

·         Pilihan kunci dalam perencanaan SDM dapat dan seyogyanya diambil di seputar beberapa dimensi kunci. Dimensi tersebut merefleksikan tingkat komitmen organisasi dalam perencanaan.

Pilihan strategik kontinual dalam perencanaan SDM Misalnya :

1.      Reaktif / Proaktif

2.      Sempit / Luas

3.      Informal / Formal

4.      Kurang terkait dengan perencanaan strategik / Terkait erat dengan perencanaan strategik

5.      Tidak fleksibel / Fleksibel

·         Faktor – faktor dasar SDM yang mempengaruhi perencanaan SDM adalah :

1.         Biaya ekonomis

2.         Kapasitas untuk beroperasi secara efektif

3.         Kapasitas untuk menjalankan perusahaan baru atau mengubah operasi

·         Faktor – faktor yang menjadi pertimbangan perusahaan dalam melakukan perencanaan SDM adalah :

1.         Perencanaan mengaitkan tindakan dan konsekuensinya

2.         Perencanaan mendayagunakan SDM secara lebih efektif dan efisien

3.         Perencanaan mengaitkan SDM dengan Organisasi

4.         Perencanaan membuat kalangan karyawan menjadi merasa lebih puas dan berkembang.

3.      Manfaat Perencanaan Tenaga Kerja / Sumber Daya Manusia (SDM)

Manfaat – manfaat yang ditawarkan oleh aktivitas Perencanaan SDM meliputi :

1.      Penggalakan prilaku proaktif daripada reaktif

2.      Komunikasi eksplisit tujuan perusahaan

3.      Stimulasi pemikiran kritis dan pemeriksaan asumsi yang berkesinambungan

4.      Identifikasi kesenjangan situasi sekarang dan visi masa depan

5.      Penggalakan partisipasi manajer lini

6.      Identifikasi kendala dan peluang SDM

7.      Penciptaan Ikatan bersama

Salah satu hal penting yang merupakan manfaat Perencanaan SDM, bahwa dengan itu, dapat dimungkinkan tenaga kerja yang ada dimanfaatkan secara lebih baik, setidaknya ada pedoman yang dapat digunakan dalam penggunaan tenaga kerja yang ada secara lebih efisien dan lebih efektif.

Dengan adanya perencanaan tenaga kerja, maka usaha pertama yang harus dilakukan adalah mengadakan inventarisasi tenaga kerja dalam hal-hal sebagai berikut :

1.      Jumlah tenaga kerja yang ada

2.      Kualifikasi masing-masing tenaga kerja

3.      Lama dinas masing-masing tenaga kerja

4.      Kemampuan, pengetahuan dan pendidikan masing-masing tenaga kerja

5.      Potensi bakat masing-masing tenaga kerja

6.      Minat atau perhatian tenaga kerja

Hasil inventarisasi tersebut sangat penting, bukan hanya dalam rangka pemanfaatan sumber daya manusia dalam melaksanakan tugas-tugas sekarang, akan tetapi setidaknya berhubungan dengan empat kepentingan dimasa depan, yaitu:

a.         Promosi karyawan tertentu untuk mengisi lowongan jabatan yang lebih tinggi jika karena berbagai sebab terjadi kekosongan.

b.         Peningkatan kemampuan melaksanakan tugas yang sama.

c.         Dalam hal terjadinya alih wilayah kerja yang berarti seseorang ditugaskan ke lokasi baru tetapi sifat tugas jabatanya tidak mengalami perubahan

Melalui perencanaan SDM yang baik, efektifitas kerja juga dapat lebih ditingkatkan apabila SDM yang ada telah sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Standard          Operating Prosedure (SOP) sebagai pedoman kerja juga telah dimiliki.

Produktivitas dapat lebih ditingkatkan apabila memiliki data tentang pengetahuan, pekerjaan, pelatihan yang telah diikuti oleh SDM. Dengan mengikutsertakan karyawan dalam berbagai pendidikan dan pelatihan, akan mendorong karyawan untuk         meningkatkan produktivitas kerjanya.

4.      Kepentingan Perencanaan SDM

Ada tiga kepentingan dalam perencanaan SDM, yaitu:

1.      Kepentingan Individu.

2.      Kepentingan Organisasi.

3.      Kepentingan Nasional.

5.      Komponen-komponen Perencanaan SDM

Terdapat beberapa komponen yang perlu diperhatikan dalam perencanaan SDM, yaitu:

a)      Tujuan

Perencanaan SDM harus mempunyai tujuan yang berdasarkan kepentingan individu, organisasi dan kepentingan nasional. Tujuan perencanaan SDM adalah menghubungkan SDM yang ada untuk kebutuhan perusahaan pada masa yang akan datang untuk menghindari mismanajemen dan tumpang tindih dalam pelaksanaan tugas.

b)      Perencanaan Organisasi

Perencanaan Organisasi merupakan aktivitas yang dilakukan perusahaan untuk mengadakan perubahan yang positif bagi perkembangan organisasi. Peramalan SDM dipengaruhi secara drastis oleh tingkat produksi. Tingkat produksi dari perusahaan penyedia (suplier) maupun pesaing dapat juga berpengaruh. Meramalkan SDM, perlu memperhitungkan perubahan teknologi, kondisi permintaan dan penawaran, dan perencanaan karir.

c)      Syarat – syarat perencanaan SDM

1.      Harus mengetahui secara jelas masalah yang akan direncanakannya.

2.      Harus mampu mengumpulkan dan menganalisis informasi tentang SDM.

3.      Harus mempunyai pengalaman luas tentang job analysis, organisasi dan situasi persediaan SDM.

4.      Harus mampu membaca situasi SDM masa kini dan masa mendatang.

5.      memperkirakan peningkatan SDM dan teknologi masa depan.

6.      Mengetahui secara luas peraturan dan kebijaksanaan perburuhan pemerintah.

6.      Proses Perencanaan SDM

Strategi SDM adalah alat yang digunakan untuk membantu organisasi untuk mengantisipasi dan mengatur penawaran dan permintaan SDM. Strategi SDM ini memberikan arah secara keseluruhan mengenai bagaimana kegiatan SDM akan dikembangkan dan dikelola.

Pengembangan rencana SDM merupakan rencana jangka panjang. Contohnya, dalam perencanaan SDM suatu organisasi harus mempertimbangkan alokasi orang-orang pada tugasnya untuk jangka panjang tidak hanya enam bulan kedepan atau hanya untuk tahun kedepan. Alokasi ini membutuhkan pengetahuan untuk dapat meramal kemungkinan apa yang akan terjadi kelak seperti perluasan, pengurangan pengoperasian, dan perubahan teknologi yang dapat mempengaruhi organisasi tersebut.

Berikut Prosedur perencanaan SDM :

·         Menetapkan secara jelas kualitas dan kuantitas SDM yang dibutuhkan.

·         Mengumpulkan data dan informasi tentang SDM.

·         Mengelompokkan data dan informasi serta menganalisisnya.

·         Menetapkan beberapa alternative.

·         Memilih yang terbaik dari alternative yang ada menjadi rencana.

·         Menginformasikan rencana kepada para karyawan untuk direalisasikan.

Metode Perencanaan SDM dikenal atas metode nonilmiah dan metode ilmiah. Metode nonilmiah diartikan bahwa perencanaan SDM hanya didasarkan atas pengalaman, imajinasi, dan perkiraan-perkiraan dari perencanaanya saja. Rencana SDM semacam ini risikonya cukup besar, misalnya kualitas dan kuantitas tenaga kerja tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Akibatnya timbul mismanajemen dan pemborosan yang merugikan perusahaan.

Metode ilmiah diartikan bahwa Perencanaan SDM dilakukan berdasarkan atas hasil analisis dari data, informasi, dan peramalan (forecasting) dari perencananya. Rencana SDM semacam ini risikonya relative kecil karena segala sesuatunya telah diperhitungkan terlebih dahulu.

7.      Aktivitas Perencanaan Tenaga Kerja

•    Kebutuhan Tenaga Kerja

Untuk dapat menentukan kebutuhan tenaga kerja pada masa depan, maka pertama-tama harus dapat ditentukan rencana strategis perusahaan dan perkiraan tingkat kegiatan masa yang akan datang. Ada 4 cara memperkirakan kebutuhan tenaga kerja, yaitu :

1.      Penilaian manajerial

2.      Analisa rasio kecenderungan

3.      Work study

4.      Analisa keterampilan dan keahlian

Penilaian manajerial merupakan metode yang paling umum. Dengan metode ini dipikirkan perkembangan dan beban masa datang, selanjutnya diputuskan berapa banyak serta jenis orang yang akan dibutuhkan. Cara ini merupakan dasar petunjuk praktis mengenai hubungan antara tingkat kegiatan dan kebutuhan akan orang, ditambah penilaian tentang pengaruh teknologi dan perkembangan lain dalam kebutuhan tenaga kerja.

•    Suplai Tenaga Kerja

Suplai tenaga kerja dapat ditentukan melalui perkiraan suplai internal dan perkiraan suplai eksternal. Perkiraan suplai tenaga kerja yang ungkin akan tersedia di dalam perusahaan akan suplai internal dapat diperkirakan berdasarkan pada :

1.    Analisa sumber daya yang ada

2.    Analisa pemborosan

3.    Penilaian perubahan dalam kondisi keja dan absensi

4.    Perkiraan hasil program pelatihan

Berdasarkan kedua hal tersebut, yaitu perkiraan kebutuhan tenaga kerja dan perkiraan suplai tenaga kerja dapatlah ditetapkan jumlah tenaga kerja yang akan diterima selanjutnya untuk masa yang akan datang. Jadi untuk menentukan kebutuhan tenaga kerja masa yang akan datang, dapat dilakukan dengan mengadakan rekapitulasi antara kebutuhan dan suplai. Misalnya untuk menetukan kebutuhan tenaga kerja untuk tahun yang akan datang, diperbandingkan antara kebutuhan dan suplai pada tahun yang bersangkutan

8.      Pengendalian dan pengevaluasian Perencanaan SDM

Tujuan pengendalian dan evaluasi perencanaan SDM adalah untuk mengarahkan aktivitas perencanaan SDM, menentukan penyimpangan dari rencana beserta sebabnya. Audit SDM merupakan tindak lanjut dari realisasi perencanaan-perencanaan yang telah dilakukan

·         Tujuan audit SDM

1.      Untuk mengetahui apakah pelaksanaan dan hasil kerja karyawan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.

2.      Untuk mengetahui apakah semua karyawan dapat menyelesaikan job description-nya dengan baik dan tepat waktu.

3.      Sebagai pedoman menentukan besarnya balas jasa kepada setiap karyawan.

4.      Sebagai dasar pertimbangan pemberian pujian dan atau hukuman kepada setiap karyawan.

5.      Sebagai dasar pertimbangan pelaksanaan mutasi vertical (promosi atau demosi), horizontal, dan atau alih tugas bagi karyawan.

6.      Untuk memotivasi peningkatan semangat kerja, prestasi kerja, dan kedisiplian karyawan

·         Jika Perencanaan SDM dilakukan dengan baik, akan diperoleh keuntungan-keuntungan sebagai berikut:

a)      Manajemen puncak memiliki pandangan yang lebih baik terhadap dimensi SDM atau terhadap keputusan-keputusan bisnisnya.

b)      Biaya SDM menjadi lebih kecil karena manajemen dapat mengantisipasi ketidakseimbangan sebelum terjadi hal-hal yang dibayangkan sebelumnya yang lebih besar biayanya.

c)      Tersedianya lebih banyak waktu untuk menempatkan yang berbakat karena kebutuhan dapat diantisipasi dan diketahui sebelum jumlah tenaga kerja yang sebenarnya dibutuhkan.

d)      Adanya kesempatan yang lebih baik untuk melibatkan wanita dan golongan minoritas didalam rencana masa yang akan datang. Pengembangan para manajer dapat dilaksanakan dengan lebih baik.

9.      Tantangan yang dihadapi oleh manajemen saat melakukan perencanaan SDM

Tantangan yang dihadapi oleh manajemen saat melakukan perencanaan SDM adalah:

1.      Mempertahankan keunggulan kompetitif

2.      Mendukung keseluruhan strategi bisnis

3.      Menghindari konsentrasi berlebihan pada masalah harian

4.      Menyusun strategi SDM yang sesuai dengan karakteristik unik perusahaan

5.      Mengatasi perubahan lingkungan

6.      Menyita komitmen manajemen

7.      Menjabarkan rencana strategi ke dalam tindakan.

Dalam melakukan perencanaan SDM juga di temui kendala – kendala sebagai berikut :

1.      Standar kemampuan SDM

Standar kemampuan SDM yang pasti belum ada, akibatnya informasi kemampuan SDM hanya berdasarkan ramalan-ramalan (prediksi) saja yang sifatnya subjektif. Hal ini menjadi kendala yang serius dalam Perencanaan SDM untuk menghitung potensi SDM secara pasti.

2.      Manusia (SDM) sebagai Mahluk Hidup

Manusia sebagai mahluk hidup tidak dapat dikuasai sepenuhnya seperti mesin. Hal ini menjadi kendala Perencanaan SDM, karena itu sulit memperhitungkan segala sesuatunya dalam rencana. Misalnya, ia mampu tapi kurang mau melepaskan kemampuannya.

3.      Situasi SDM

Persediaan, mutu, dan penyebaran penduduk yang kurang mendukung kebutuhan SDM perusahaan. Hal ini menjadi kendala proses Perencanaan SDM yang baik dan benar.

4.      Kebijaksanaan Perburuhan Pemerintah

Kebijaksanaan perburuhan pemerintah, seperti kompensasi, jenis kelamin, WNA, dan kendala lain dalam Perencanaan SDM untuk membuat rencana yang baik dan tepat.

10.  Menghubungkan Perencanaan SDM dengan Perencanaan Strategik

Perencanaan SDM harus dikaitkan dengan strategi organisasional. Perencanaan SDM memberi kaitan antara lingkungan organisasi dan manajemen SDM. Perencanaan SDM harus mencakup upaya bersama antara manajer SDM dengan manajer lainnya.

REFERENSI :

Henry Simamora. 2004. Manajemen Sumber Daya Manusia Edisi III. Bagian Penerbitan STIE YKPN. Jakarta

Sondang P. Siagian. 2006. Manajemen Sumber Daya Manusia. Bumi Aksara. Jakarta

http://reconia4training.wordpress.com/2012/01/27/perencanaan-tenaga-kerja/